Descripción del módulo
Control documental para continuidad administrativa, auditoría y respaldo histórico
Dentro de este módulo, los perfiles administrativos que se hayan asignado (como el administrador, contadores, consejeros o personal de apoyo) tienen la capacidad de cargar y catalogar documentos digitales de vital importancia que requieren un respaldo digital.
Contratos y acuerdos legales:
Esto incluye por ejemplo, los contratos con empresas de servicios generales (vigilancia, aseo, jardinería, mantenimiento), o con personas naturales. Para una correcta gestión documental, es importante respaldar contratos de mantenimientos mensuales y revisiones periódicas de infraestructura crítica, tales como:
Infraestructura crítica
- check_circle Ascensores y escaleras eléctricas.
- check_circle Plantas eléctricas y equipos de presión.
- check_circle Plantas y sistemas hidráulicos.
- check_circle Puertas eléctricas y sistemas de acceso.
- check_circle Equipos de seguridad, alarmas y sistemas de videovigilancia (cámaras).
Documentación reglamentaria
El módulo facilita un control detallado de las actas, ya sean las emitidas por el consejo de administración o las generadas en las asambleas generales ordinarias y extraordinarias.
Informes de mantenimiento y revisión
Se pueden gestionar las actas de mantenimiento o revisión técnica, documentos que son frecuentemente requeridos para posibles revisiones, auditorías o requerimientos de entes de control gubernamentales, como la superintendencia de Industria y Comercio (SIC), aseguradoras o entidades de control específicos (como la Secretaría de Hábitat o la Alcaldía Local).
Documentos de auditoría y fiscalización:
Estos documentos incluyen informes de revisoría fiscal, dictámenes financieros y cualquier otro documento que respalde la auditoría de la gestión.
Ventajas del módulo
Ventajas del módulo de gestión documental
1. Garantía de continuidad administrativa
Tener un buen control documental es fundamental en el momento de una transición
o cambio de administración (ya sea la persona natural o la empresa encargada del
conjunto). Al digitalizar y centralizar la información, se asegura que toda la
memoria y registro histórico de la información de la copropiedad se mantenga
intacta.
Se elimina el riesgo de pérdida de información esencial, un problema recurrente
cuando el traspaso se limita a documentos físicos o archivos dispersos, que se
pueden perder, confundir o incluso destruir.
2. Optimización de espacio y prevención de pérdidas físicas
El módulo evita la necesidad de un almacenaje excesivo de documentos físicos, los cuales están expuestos a riesgos de deterioro, incendio, inundación o simplemente la pérdida por desorganización. Este almacenamiento físico, además, consume un espacio valioso y cada vez más limitado en las instalaciones de las propiedades horizontales.
3. Agilidad y precisión en la respuesta a entes de control
Una correcta gestión documental digital permite a la copropiedad responder de
manera ágil y precisa ante cualquier eventualidad, queja, reclamo o
requerimiento de un ente de control (Superintendencia de Industria y Comercio,
DIAN, Secretaría de Hacienda o de Hábitat, etc.), evitando multas que en muchas
ocasiones pueden ser millonarias.
Acceso universal 24/7: Tanto los perfiles administrativos, como los revisores
fiscales y los miembros del consejo de administración, pueden acceder de forma
remota y segura a los documentos históricos y a los documentos de la
administración actual. La asignación de permisos es potestad de los perfiles
que manejan dicha información.
Impresión y remisión sencilla: La información puede ser fácilmente localizada,
seleccionada, impresa o remitida digitalmente para dar respuesta inmediata a
quejas, requerimientos administrativos e incluso procesos judiciales.
4. Detección proactiva de errores
El acceso constante a la documentación (disponibilidad 24/7), facilita que las revisiones periódicas que se hagan de los documentos puedan ayudar a descubrir errores, omisiones o inconsistencias en contratos, actas u otro tipo de documentos en cualquier momento. Al tener la información digitalizada, cualquier parte interesada (administrador o revisor) puede auditarla sin depender de horarios de oficina o archivos físicos.
5. Seguridad y respaldo de la Información
La seguridad de la información es un aspecto crítico. El módulo no solo
centraliza los documentos, sino que también garantiza su permanencia para
futuras consultas o revisiones históricas.
Doble soporte (Blindaje de seguridad): El hecho de que la copropiedad tenga su
propia copia digital en el módulo, sumado al backup automático de nuestro
sistema, genera un doble soporte de la información, blindando con mayor
seguridad y confianza a la copropiedad ante cualquier eventualidad catastrófica.
Metodología de Carga y búsqueda
Metodología de Carga y Búsqueda
Para garantizar la facilidad de búsqueda y la validez de la información, cada uno de los documentos cargados en el módulo se cataloga con fecha de ingreso, nombre y descripción, lo que permite y facilita su ubicación y búsqueda futura.