Gestión integral de ingresos y egresos
El centro de este módulo reside en la capacidad de manejar de forma precisa y detallada todos los movimientos financieros asociados a la copropiedad:
Registro de Ingresos:
Permite la consignación de todas las entradas de dinero, siendo el ejemplo más común los pagos de cuotas de administración (expensas).
Registro de Gastos:
Facilita el control de todas las salidas de dinero o gastos, incluyendo:
- check_circle Gastos operacionales comunes (expensas ordinarias): mantenimientos programados, servicios públicos, nómina, etc.
- check_circle Gastos extraordinarios: inversiones mayores o desembolsos puntuales no recurrentes, como reparaciones o mejoras de infraestructura.
Esta gestión de movimientos puede realizarse de dos maneras, brindando flexibilidad operativa:
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Registro Unitario: Para operaciones individuales y específicas.
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Registro en Lote (Masivo): Ideal para procesar múltiples transacciones simultáneamente (ejemplo: pagos de un mes entero). La carga de la información en lote se puede hacer de archivos de excel que normalmente maneja la administración, o incluso que sean importados desde el software contable, como Siigo, Helisa, etcétera.
La funcionalidad de registro en lote no solo optimiza el tiempo, sino que también genera un soporte o pre-soporte contable estructurado que el área de contabilidad puede utilizar de manera inmediata, logrando así una integración perfecta entre la gestión administrativa y la contabilidad.
Sincronización con sistemas externos
Reconociendo que muchas copropiedades utilizan software contable especializado, como Siigo, Helisa, Alegra etcétera. El módulo financiero ha sido diseñado para una interoperabilidad bidireccional:
Cálculo de expensas y parametrización financiera
Una característica central del módulo es la automatización del cálculo de las obligaciones financieras de cada unidad, este cálculo se hace basado en coeficiente de copropiedad.
Las expensas administrativas (cuotas de administración) se calculan automáticamente con base en el coeficiente de copropiedad asignado a cada apartamento, residencia o local comercial dentro de la propiedad horizontal. Este coeficiente define el porcentaje de participación de cada unidad en los gastos comunes.
Reportes financieros y perfiles de usuario
El sistema ofrece la posibilidad de generar reportes financieros diseñados para satisfacer las necesidades de información de los diferentes perfiles de usuario, garantizando transparencia y una supervisión efectiva. De esta manera se pueden crear reportes detallados de cartera, estado de cuenta por unidad o de ejecución presupuestal.
Consejo de administración, auditores y revisores fiscales: Estos perfiles superiores tienen acceso a reportes consolidados y de mayor nivel de detalle, permitiendo la fiscalización y auditoría de la gestión financiera. Esto incluye la posibilidad de consultar los reportes generados por los usuarios de la administración.
La arquitectura de reportes asegura que la información financiera esté disponible, sea comprensible y se ajuste a los requerimientos de control interno y externo de la copropiedad.